کار گروهی، محرک تعالی تجربه مشتری

همکاری اجتماعی سازمانی:
کار گروهی، محرک تعالی تجربه مشتری

همکاری اجتماعی و رسانه‌های اجتماعی چشم اندازه کسب و کار را به صورت اساسی دگرگون کرده‌اند. همان طور که در مطالعات «آبردین» در آگوست سال 2013 با عنوان “مراقبت از مشتری اجتماعی: رازهایی برای ایجاد استراتژی برنده” عنوان شده است، تنها 12 درصد از شرکت ها در سال 2010 از رسانه‌های اجتماعی به عنوان بخشی از کانال ترکیبی مشارکت مشتری خود استفاده کرده‌اند.

کسب و کار هایی که در مطالعه مشابهی شرکت کردند، انتظار داشتند این مقدار تا 70 درصد در اواسط سال 2014 افزایش بیابد. این نشانگر تمایلی است که انتظار می‌رود این روند وقتی که کارکنان «مراقبت اجتماعی از مشتری» از نتایج عالی، بهره می‌برند ادامه پیدا کند. مثلا 17.6 درصد بهبود در نرخ رضایت مشتریان و 19 درصد افزایش سالانه در معرفی اثربخش برند شرکت شما. اما توجه به اینکه، استفاده از رسانه اجتماعی تنها منحصر به مکالمات بین مصرف کننده‌ها یا مشتریان و شرکت نباشد مهم است زیرا می‌تواند برای ارتباطات داخلی کسب و کار بین ذینفعان مختلف از جمله بخش‌های فروش، بازاریابی، خدمات پس از فروش و توسعه محصول نیز استفاده شود.

استفاده از ابزارها و فرایند‌های رسانه‌های اجتماعی برای ارتباط ذینفعان داخلی (کارکنان و همتایان شرکت) به منظور مبادله به موقع و موثر اطلاعات نیز کاربرد دارد که با عنوان “همکاری اجتماعی سازمانی (ESC) ” توسط «آبردین» یاد می‌شود (به حاشیه ها برای معنی آن مراجعه کنید). این گزارش نشان می‌دهد که چگونه استفاده از فرایندها و ابزارهای همکاری اجتماعی سازمانی می‌تواند به سازمان برای بهبود نتایج برنامه مدیریت تجربه مشتری (CEM) کمک کند.

این گزارش توضیح می‌دهد که چگونه بهترین کاربران «همکاری اجتماعی سازمانی» (برای تعریف به حاشیه صفحه 2 مراجعه کنید) می‌تواند به کارمندان و همتایان خود برای ایجاد یک دید واحد از مشتریان استفاده کنند و این مشتریان را به مشارکت در پیام‌های سازگاری که توسط ذینفعان مختلف در کسب و کار ارائه می‌شود، ترغیب کند.

تعریف: همکاری اجتماعی سازمانی (ESC): برای این تحقیق، «آبردین» همکاری اجتماعی سازمانی را به عنوان یک استراتژی سازمانی تعریف کرده است که کارمندان و سازمان‌های همتا با هم کار می‌کنند تا وظایف مربوط به کسب و کار را با استفاده از ایجاد محتوایی که توسط کاربر ایجاد شده و با به اشتراک‌گذاری آن، انجام دهند. مثالی از ابزارهای ESC شامل استفاده از ابزارهای پیام‌رسان فوری، پروفایل کارمندان در اینترانت شرکت، پایگاه‌های دانش اشتراکی، شبکه اجتماعی سازمانی و گروه‌های کاربری داخلی است.

کارمندان متصل= مشتریان شاد

یافته‌های مطالعه “نسل بعدی مدیریت تجربه مشتری” توسط «آبردین» در مارس سال 2013 نشان می‌دهد که ارسال پیام‌های سازگار در کانال‌های مختلف برای ترغیب مشارکت مشتریان استفاده می‌شود که یکی از چالش‌های بزرگی است که بر روی برنامه‌های «مدیریت تجربه مشتری» CEM کنونی تاثیر می‌گذارد. این چالش به دلیل ناتوانی سازمان ها برای ایجاد یک دید واحد از مشتریان مشترک آن ها برای ذینفعان مختلف (برای مثال فروش، بازاریابی و سرویس مشتری) نشات می‌گیرد. دلایل متعددی وجود دارند که نشان می‌دهند چرا شرکت ها دارای دید کمی نسبت به پروفایل مشتریان هستند. این دلایل شامل کمبود یکپارچگی بین سیستم‌های تکنولوژیک مختلف (که منجر به این می‌شود که کارمندان به دنبال اطلاعاتی در مخزن‌های مختلف باشند)، کارکنان و همتایانی که از نظر جغرافیایی پراکنده اند و همچنین کمبود فرهنگ سازمانی مبتنی بر همکاری، هستند.

جدول یک نشان می‌دهد که چگونه این چالش ها در بین دلایل مهمی هستند که سازمان را به سمت سرمایه‌گذاری برای برنامه ESC سوق می‌دهند که فرایندها و زیرساخت هایی را برای محیط‌های کار گروهی اجتماع- محور و متمرکز بر مشتری ارائه می‌دهد.

جدول1: عامل‌های مهم که سرمایه گذاری‌های ESC را هدایت می‌کند.

محرک‌های اصلی ESC (n=133) شرکت هایی با استراتژی‌های ESC
اعضای تیم از نظر جغرافیای بسیار پراکنده هستند تا بتوانند مکالمات ضروری داخلی را انجام دهند. 42 درصد
رهبری می‌خواهد که روش پویاتری را برای ارتباطات شرکت پیاده‌سازی کند. 35 درصد
کارمندان نمی دانند که اطلاعات حیاتی مورد نیاز برای کارشان را از کجا بیابند 34 درصد
منبع: گروه «آبردین» اکتبر سال 2013

عامل هایی که در جدول بالا نوشته شده اند نشان می‌دهند که ESC برای بسیاری از شرکت‌هایی که درگیر پیام‌رسانی سازگار به مشتریان هستند، ضروری است. شرکت‌هایی که دارای کارمندان و همتایانی هستند که از نظر جغرافیایی پراکنده‌اند نیاز به ESC دارند تا کار تیمی خود را تسهیل کنند. کسب و کارهایی هم که دارای کارکنان پراکنده نیستند به ESC نیاز دارند تا یک همکاری داخلی اجتماعی را در سازمان خود داشته باشند تا از طریق آن مطمئن شوند که کارکنان در ارزش‌های اصلی کسب و کار (مانند مشتری مداری) مشارکت می‌کنند و با ابزارهایی توانمند شده‌اند که می‌توانند اطلاعات مورد نیاز را برای انجام دادن کارهای خود به صورت کارا بدست آورند.

پیاده‌سازی استراتژی ESC برای رسیدگی به چالش‌های مذکور یک استراتژی مفید است. اما اینکه فقط ابزارها و فرایند‌هایی را که همکاری داخلی را امکان‌پذیر می‌کند، پیاده کنید نمی‌تواند منجر به رشد کار گروهی، بهره‌وری و رضایت مشتری شود. استفاده از بهترین روشها برای کسب بهترین نتیجه از برنامه‌های ESC ضروری است. جدول 2 نتایج عملکرد بهترین کاربران ESC که از پیاده‌سازی این روش ها بهره می‌برند را نشان می‌دهد.

جدول2: استفاده موفق از ESC، نتایج عملکرد را ارتقا می‌دهد.

نتایج عملکرد (n=133) دیگران بهترین در نوع خود
نرخ ابقای مشتری 63 درصد 75 درصد
بهبود سالانه (کاهش) در زمان پاسخگویی به درخواست‌های مشتریان 7.2 درصد 16.8 درصد
بهبود سالیانه در تحویل به موقع پروژه (تعداد موردهای مشتری که در زمان‌های مشخص رسیدگی می‌شوند به عنوان قرارداد سطح سرویس تعریف می‌شود (SLAs)) 6.6 درصد 12.9 درصد
منبع: گروه «آبردین» اکتبر 2013

نرخ‌های ابقای مشتری، رسیدگی به درخواست‌های مشتری در زمان مقرر (زمان پاسخگویی به درخواست‌های مشتریان) مانند برآوردن درخواست‌های SLA (توانایی حل مشکلات مشتری در زمان مقرر) به عنوان سنجش‌های اصلی هستند که شرکت ها از آن برای ارزیابی عملکرد برنامه‌های مراقبت از مشتریان خود استفاده می‌کنند. همان طور که در جدول بالا مشخص است شرکت‌های سطح بالا، از همتایان خود برای هر یک از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) پیشی می‌گیرند که نشان می‌دهد که آن‌ها بهتر از دیگران می‌توانند مشتریان را راضی نگه دارند. اجازه بدهید توانایی‌های کلیدی که موفقیتشان را در استفاده از ESC به عنوام یک تمایز کلیدی برای راضی کردن خریداران تسهیل می‌کند، را بررسی کنیم.

بهترین-در-صنعت همکاری اجتماعی سازمانی: «آبردین» در اگوست تا اکتبر سال 2013 از 629 سازمان نظر سنجی کرد تا بهترین روش‌های همکاری را بیابد. در بین این‌ها 133 سازمان که از استراتژی‌های ESC به صورت فعال استفاده می‌کردند شاخص‌های ارزیابی مورد استفاده برای بهترین-در-صنعت (20 درصد بالا)، متوسط صنعت (50 درصد میانی) و پایین‌ترین‌ها (30 درصد پایینی) به شرح زیر است:

زمان برای دست یابی به اطلاعات (دستیابی به اطلاعات کسب و کار در بین اسناد منتشر شده داخلی) برای بهترین کلاس 94 درصد، 78 درصد برای گروه متوسط و 51 درصد برای گروه پایین
کارایی عملیاتی سازمانی ( درصد ماکزیمم بهروه وری بالقوه) 86 درصد برای بهترین کلاس، 73 درصد برای کلاس متوسط و 56 درصد برای کلاس پایین است.
بهبود سالیانه (کاهش) در زمان پاسخگویی به درخواست‌های مشتریان8 برای بهترین گروه، برای گروه متوسط 8.7 درصد و 4.8 درصد برای گروه پایین است.
نکته: منظور از دیگران، ترکیب متوسط و پایین سازمان است یعنی تمام پاسخگوها به جز گروه بهترین ها.

توانایی‌های کلیدی ESC که از کار گروهی مشتری مداری پشتیبانی می‌کند.

همان طور که قبلا بیان شد، عدم توانایی در پیاده سازی یک دید واحد از اطلاعات مشتری، چالش اصلی است که توسط «آبردین» در مارس سال 2013 در مطالعه “نسل بعدی CEM” گزارش شده است. چالش بعدی یعنی…

برای دریافت ادامه مقاله با شماره 02188809364 تماس بگیرید یا در فرم تماس با ما، درخواست خود را اعلام فرمایید.

راهکار شبکه اجتماعی همسو

دستیابی به عملکرد بالا  با اتصال همکاران در سراسر شرکت

افراد، مزیت رقابتی شرکت هستند و تلاش سپهر ماهان برای ارتباط افراد به طور اثربخش است. برای کمک به دستیابی به این هدف، سپهر ماهان سامانه همسو را ساخته است. یک محیط آنلاین، این امکان را برای به اشتراک گذاشتن مهارت ها، علایق و فعالیت های کارکنان در سراسر شبکه شرکت را فراهم می سازد.

چالش کسب و کار:

قبل از پیاده‌سازی شبکه اجتماعی همسو، راه حل‌های ارتباطی مانند اتوماسیون اداری، فایل سرور، انواع فروم‌ها، پرتال‌های داخلی، مرکز سوال و جواب، ساختار لازم و ضروری را برای به اشتراک گذاری تخصص کارکنان فراهم می‌آورد، اما چون این راهکارها جذاب و تعاملی نبودند، کارکنان آن‌ها را برای ترویج مهارت‌ها و تجربه ها، وقت گیر و کم اهمیت می دانستند.

ما در تعامل با مدیران شرکت‌های پیشرو اهمیت داشتن رویکرد یکپارچه برای دسترسی به اطلاعات در سراسر شرکت را درک کرده‌ایم. تحقیقات و تجربه های ما با مشتریان و تیم‌های خبره و مشاوران نشان می دهد کارکنان  در صورت دسترسی بیشتر به تمام اطلاعات، برای رسیدن به تصمیم گیری بهتر خواهند رسید و اهداف کسب و کار به صورت موثرتری به پیش می‌رانند.

تحقیقات در حال انجام تیم خبره سپهر ماهان نشان می‌دهد سازمان های  ITکارا به صورت فعال، تکنولوژی را به عنوان روشی برای دستیابی به مزیت های رقابتی اتخاذ می کنند.

شبکه اجتماعی همسو چه می‌کند:

بر اساس بررسی‌ها، واحد تحقیق و توسعه سپهر ماهان با الهام از تجربیات خارجی، تیم همسو را توسعه داد که قطعا بسیار بیش از یک پرتال داخلی معمول است. تیم همسو یک سامانه شبکه‌ای همکارانه حرفه‌ایِ سازمانی است پروفایل کارکنان با سازمان و اطلاعات غیر محرمانه مانند واحد کاری، سمت و سطح، شماره تلفن، محل دفتر، ساختار گزارش‌دهی و مناسبت‌های سازمانی آغاز می‌شود

هر پروفایل با اطلاعات استاندارد شرکت منتشر می‌شود . کارکنان تشویق به به توسعه پروفایل خود می شوند. مهارت‌های شخصی (وجودی) کارکنان و اطلاعات سوابق شغلی و حرفه‌ای به صورت اتوماتیک به پروفایل آنها منتقل می‌شود. رابط کاربری سامانه، به واسطه مشابهت به شبکه‌های اجتماعی معروف، محیطی آشنا و سهل الاستفاده است.

تیم همسو به کارکنان برای یافتن منابع حرفه‌ای و حل مشکلات خاص کسب و کار کمک می‌کنند. این تیم به منزله یک مسیر برای رشد فوق حرفه‌ای می‌باشد. ارتباطات حرفه‌ای و دانشگاهی وقتی می‌تواند تشکیل شود که صفحه وب کارکنان (پروفایل) با یک عکس و اطلاعات مربوط به تجربیات حرفه‌ای، تحصیلات، ویژگی‌های حرفه ای و نحوه تماس همانند علایق، سرگرمی ها و اطلاعات اختیاری دیگر برای آن فرد، شخصی سازی شود. قابلیت وبلاگ نویسی، فرصت به اشتراک گذاری تجربه‌ها و تخصص ها را تقویت می‌کند.

سامانه همسو بهترین روش برای معرفی خود به همکاران در سراسر سازمان است. هنگامی که رشد می‌کنیم با چالش ساختن یک شرکت بزرگ مانند یک شرکت کوچکتر که کاملا قابل کنترل باشد روبرو می شویم.

با تیم همسو، ما می‌توانیم به صورت گروهی به روش های جدید ارتباط داشته باشیم، ایده ها و دانش ها را به اشتراک بگذاریم و توانایی ارائه کیفیت بالاتر را افزایش دهیم و اعتقاد داریم همچنین می‌توانیم با آن لذت ببریم.

شبکه‌های اجتماعی مشترک و تحت وب بسیار پر رونق شده است. چرا که افراد، نیروهای حیاتی سازمان هستند. ما فهمیدیم که باید آن تکنولوژی ها را برای ارتباطات سریع در میان تیم‌های سازمانی بپذیریم. تیم همسو قابلیت یک شبکه اجتماعی اجباری شرکتی را به عنوان همراه همیشگی برای همه افراد سازمان در هر نقطه‌ای را دارد.

به عنوان کارمند، اطلاعات بیشتری درباره‌ی خودشان روی پروفایل خود به اشتراک می‌گذارند و آن ارتباطات برای تیم‌ها و همکاران آینده نگر بیشتر می‌شود. از طریق پروفایل، کارکنان می‌توانند با یکدیگر آشنا شوند و در ساختار گزارش‌دهی نمایی از فعالیت‌ها و تجربه هایشان را ببینند. کارمندان همچنین می‌توانند از گزینه ردیاب همکار استفاده نمایند تا اعلان‌هایی در ارتباط با تغییر اطلاعات همکاران در پروفایل آنها مانند تغییر در مهارت ها و مشتریانشان ایجاد شود، را دریافت کنند.

تحویل عملکرد بالا

شبکه اجتماعی همسو به کارمندان کمک می کنند تا سریع‌تر (اغلب در چند دقیقه) منابع مورد نیاز را پیدا کنند. با داشتن شبکه اجتماعی همسو وقتی سریعا به یک متخصص در حوزه ی مدیریت دارایی‌های دیجیتال برای یکی از کارهای در دست اقدام نیاز دارید، باید اول از همه روی شبکه‌های قدیمی از طریق یک ایمیل خالی اقدام کنید. یا اینکه به شبکه اجتماعی سازمانتان بروید و در کمتر از 10 دقیقه متخصص مورد نیاز خود را پیدا کنید و به او تقاضا بفرستید.  در کمتر از 2 ساعت، می‌توانید اطمینان داشته باشیدکه فرد مورد نظر را پیدا کرده‌اید. جالب است که شبکه و همچنین، ایمیل، احتمالا نتایج تقریبا یکسانی را به همراه دارند. فقط زمان آن نهایتا ممکن است یک یا چند روز تفاوت داشته باشد. ما قطعا توصیه می‌کنیم که کارکنان شرکت از شبکه اجتماعی سازمانی استفاده کنند و پروفایل خود را به روز نگه دارند.

در آینده نزدیک سپهر ماهان، شبکه اجتماعی همسو را با تاکید بر توانمندسازی ارتباطات قوی‌تر بین افراد توسعه خواهد داد که مبتنی بر اطلاعات پروفایل به روز و دقیق است. ابزارهایی برای واکاوی منابع اطلاعاتی داخلی همسو مانند پیام‌ها (ایمیل) اضافه خواهد شد تا به کاربران اطلاعات مورد نیازی که برای مشتری خاص لازم دارند را ارجاع دهد یا مهارت‌هایی که ممکن است بخواهند در پروفایل خود قید شود را پیشنهاد دهد. این ابزارها نتایج جستجو در سامانه را به مراتب تقویت می‌کنند.