نوشته‌ها

چه فرآیند هایی در فازهای یک پروژه اجرایی می شوند؟

برای هر پروژه ای فاز های مختلفی تعریف می شوند. فاز های پروژه، شامل فرایندهای کلیدی است که معمولا در همه فازها اجرا می شوند، عبارتند از:

مدیریت فاز

برنامه ریزی

کنترل پروژه

مدیریت تیم

ارتباطات

تدارکات

یکپارچگی (ادغام)

 

مدیریت فاز

در اینجا، به طور کامل شرایط برای تکمیل هر فاز و برای شروع فاز بعدی را مشخص می کنید. الزامات تحویل و ثبت نام معمولا در اسناد آغازین پروژه شناسایی می شوند و در طول پروژه به طور مناسب بررسی می شوند.

برنامه ریزی

برنامه ریزی برای کل پروژه را در ابتدای پروژه انجام دهید، همچنین برنامه ریزی دقیق تر برای هر فاز را در ابتدای آن فاز انجام دهید. حتما برای هر فاز برنامه ریزی؛ افراد، منابع، روش ها و ابزارهای پشتیبانی داشته باشید تا بتوانید پروژه را در زمان، بودجه و استانداردهای کیفیت مناسب تحویل دهید. همچنین در این قسمت می توانید از نرم افزارهای مدیریت پروژه کمک بگیرید. همسو با پیشرفت پروژه به جلو غفلت از بودجه بندی می تواند پروژه را با مخاطرات جبران ناپذیری روبرو کند. نرم افزار ” هم تیک ” با داشتن قابلیت بودجه بندی می تواند در هر فاز از پروژه گزارشات مناسبی از روند پروژه ها را در اختیار مدیران پروژه بگذارند. همچنین اعضای گروه می توانند با درنظر گرفتن بودجه بندی هر فاز همسو با استراتژی پروژه همگام شوند و این امکان در کاهش هزینه ها نقش موثری خواهد داشت .

کنترل پروژه

در این بخش گزارش هایی گنجانده می شوند که شما را برای ایجاد یک تصویر دقیق از نحوه انجام کار کمک می کنند. یک روش معمول برای انجام این کار استفاده از یک داشبورد مدیریتی  است. عموما کمک گرفتن از نرم افزارهایی که در این حوزه فعالیت می کنند بدلیل گزارشات پیش فرض و مناسب شان تاثیر موثری می تواند در تصمیم گیری های بموقع و صحیح داشته باشد.

مدیریت تیم

به عنوان مدیر پروژه، شما مسئول مدیریت تیم پروژه می باشید. کار بر روی یک پروژه معمولا از اکثر فعالیت های عادی کسب و کار ها متفاوت است و ممکن است نیاز به رویکرد و مهارت های متفاوت داشته باشد. به این ترتیب، شما احتمالا نیاز به آموزش و پشتیبانی خاصی از مدیریت پروژه دارید، همچنین در مدیریت تیم نیز پیچیدگی های فراوانی وجود دارد.

ارتباطات

مطمئن شوید که درباره مسئولیت برقراری ارتباط با اعضای تیم، هیئت مدیره پروژه، سهامداران مختلف در کسب و کار و اشخاص ثالث مطلع هستید.

تدارکات

به دلیل تخصصی بودن پروژه ها، بسیاری از آن ها اشخاص ثالث را برای مدیریت خرید استخدام می کنند. مدیریت این اشخاص ثالث اغلب نقش مدیریت پروژه است..

یکپارچگی (ادغام)

اکثر پروژه های یک سازمان مستقل باقی نمی مانند و معمولا در سایر زمینه های کسب و کار تاثیر می گذارند. در نظر بگیرید که پروژه شما چگونه با سایر پروژه ها یا عملکرد آن ها ارتباط برقرار می کند. گاهی لازم است دقت داشته باشیم به شروع یک پروژه جدید در حالی که هنوز پروژه قبلی به اتمام نرسیده و منابع محدودی ( انسانی و ….) در شروع داریم. همزمانی آنها امکان دارد ما را به چالش بکشد!

 

فاز های اصلی طراحی و مدیریت پروژه کدام اند؟_قسمت اول

فرآیند پروژه (Project phases) و بخش بندی مراحل پروژه :

مدیران پروژه تعاریف گوناگونی از مدیریت پروژه دارند و تمایل به استفاده از اصطلاحات کمی متفاوت دارند. این متخصصان معمولا دو ویژگی کلیدی را در مدیریت پروژه ها مورد بررسی قرار می دهند:

  • پروژه ها در مراحل (فاز ها) مختلف تعریف و تحویل می شوند.

2- برخی از فرآیندها در این مراحل نعریف شده اجرا می شوند (شکل این مراحل را به خوبی نشان می دهد).

در این مقاله سعی می کنیم این دو ویژگی کلیدی (فاز ها و فرآیند مدیریت پروژه) را با جزئیات بیشتر تشریح کنیم.

مراحل (فاز های) پروژه (Project Phases):

فاز بندی پروژه برای مدیران پروژه بسیار مهم است. با فکر کردن به فازها، به این نکته توجه کنید که نتایج ارائه شده در پایان هر مرحله اهداف خود را برآورده کنند و اعضای تیم پروژه (یا گروه های دیگر) برای مرحله بعدی آماده می شوند.

ساختار شکست کار (WBS (Work Breakdown Structure به عنوان بخشی از فعالیت های آماده سازی شما طراحی شده است، و توسط بقیه تیم های همکار در اجرای پروژه تایید خواهد شد. در انتهای هر مرحله، فرد یا گروهی به عنوان ناظر روی نتایج حاصل از آن مرحله تعیین می شود. (برای هر مرحله، در مورد کسی که باید تحویل آن مرحله را تصویب کند، فکر کنید. تأیید کنندگان ممکن است شامل هیئت مدیر پروژه، حامی پروژه یا سهامداران کلیدی باشند.) هنگامی که هر مرحله تایید می شود، فاز تکمیل شده و تیم پروژه می تواند به مرحله بعدی برود به همین دلیل است که اصطلاح “مرحله یا فاز” اغلب در مدیریت پروژه استفاده می شود.

بسته به نوع پروژه مراحل دقیق و ترتیبی که کارها تکمیل می شوند، ممکن است کمی متفاوت باشد. اما مراحل به شرح زیر تقریبا در همه پروژه ها مورد استفاده است:

استراتژی پروژه و مورد کسب و کار

آماده سازی

طراحی

توسعه و آزمایش

آموزش و آمادگی کسب و کار

پشتیبانی و ترویج مزایا

 

پروژه نزدیک است بیایید هر مرحله را دقیق تر بررسی کنیم.

 

استراتژی پروژه و مورد کسب و کار:

در این مرحله، الزام کلی کسب و کار پروژه را تعریف می کنید و رویکرد یا استراتژی را که می خواهید برای حل آن استفاده کنید، مطرح می کنید. پایان این فاز، تصویب پیشنهاد استراتژی پروژه و مورد کسب و کار است. شما همچنین باید نشان دهید که می توانید هدف پروژه را در چارچوب زمان بندی و بودجه مورد نیاز محقق کنید.

نکته:

در انتهای هر فاز پروژه، استراتژی کسب و کار را بررسی کنید تا مطمئن شوید که هنوز معتبر است. اگر چیزی تغییر کرده است، در صورت لزوم تجدید نظر کنید.

 

آماده سازی:

در اینجا شما با ذی نفعان کلیدی و اعضای تیم پروژه، کار می کنید. این همکاری به ایجاد یک ساختار شکستن کار منجر می شود. برنامه پروژه را در سطح عالی تعیین کنید. (کار با اعضای تیم پروژه برای تهیه نقشه های دقیق در هر مرحله این اطمینان را می دهد که آنها مالکیت و مسئولیت این فاز ها را دارند.) همچنین مواردی مانند؛ شناسایی و استخدام اعضای پروژه، تولید اسناد برای آغاز پروژه و اقدامات لازم برای تأمین منابع کلیدی (به عنوان مثال، اتاق های رزرو برای مرحله آموزشی و تخصیص میز و رایانه یا چاپگر برای تیم پروژه) همگی جزو فاز آماده سازی است.

 

سایر فازهای پروژه را اینجا مطالعه کنید.