نوشته‌ها

توصیه شماره ۱۱: اهداف و مسیر پیشرفت شبکه اجتماعی سازمانی را مشخص کنید

من فکر می کنم که توصیه ۱۱ عمق بسیار بیشتری از آنچه تصور می شود در مورد اجرای یک « شبکه اجتماعی سازمانی » موفق دارد.

این هم توصیه شماره ۱۱:

اهداف و مسیر پیشرفت را مشخص کنید.

 

 

ممکن این این توصیه به نظر ساده بیاید اما تصمیم گیری در مورد اینکه چه اهدافی را انتخاب کنبم، آنقدرها که به نظر می آید ساده نباشد. پیگیری دستیابی به اهداف ممکن است چندان ساده نباشد ضمن اینکه بستگی زیادی دارد که اولین بار چه اهدافی انتخاب شده است و چگونه باید به آنها دست پیدا کرد. ما یا هیچ کس دیگری نمی تواند یک سری اهداف را به عنوان اهداف سازمان یا استفاده از « شبکه اجتماعی سازمانی » به شما پیشنهاد کند. سازمان ها ممکن است اهداف بسیار متفاوتی از استفاده « شبکه اجتماعی سازمانی » در سازمان داشته باشیم، پس نتیجه ای هم که در انتظار آن هستند باید کاملأ با دلایل اولیه استفاده از « شبکه اجتماعی سازمانی » همخوانی داشته باشند.

ممکن است برخی اهداف پیرامون متریک های رشد و گزینش متمرکز باشند اما لزومأ این مسئله ارزش کاری آن ها را ثابت نمی کند. ممکن است نشان دهنده ارزش باشد، اما اثبات کننده آن نیست. شاید گاهی کارهای بیشتری از آنچه در تصمیم گیری موثر هستند، ارزش داشته باشند، مخصوصأ وقتی که مسیر اهداف مشابه از انواع ارتباطات « شبکه اجتماعی سازمانی » جدا نشده باشد.

برای مثال برای دستیابی به چه هدفی قرار است از « شبکه اجتماعی سازمانی » استفاده کنید؟ به عنوان جایگزینی برای انواع دیگر ارتباطات یا کاهش تعداد تیکت‌های سیستم پشتیبانی، فراهم سازی محلی برای پاسخ به سوالات مختلف، امکان ارتباط مستقیم با مدیران،  همکاری برای انجام پروژه ها و مستندسازی، کاهش زمان اتلاف شده در کلاس های آموزش رسمی، افزایش سرعت فعالیت کارکنان جدید، کاهش تعداد ایمیل ها، افزایش مشارکت کارکنان، تغییر روش فراییندهای تأییدی یا برنامه ارتقا محصولات، خلق ایده های جدید و یا ایجاد توانایی ها و قابلیت ها جدیدی که تا به حال به آنها توجه نکرده اید؟

اگر به دنبال این اهداف هستید و می خواهید نتایج حاصل از « شبکه اجتماعی سازمانی » را با اعداد و روش های قبلی مقایسه کنید، پس باید آن اهداف را هم در فضای غیر « شبکه اجتماعی سازمانی » دنبال کنید تا متوجه اندازه پیشرفتتان بشوید. برای مثال در سازمان ما که همه می دانیم « شبکه اجتماعی سازمانی »  محلی فوق العاده برای پاسخ سریع به سوالات است، و شاخص ها را به صورت هفته ای دنبال می کنیم، هیچکس به دنبال این نیست که  پاسخگویی به سوالات از طریق ایمیل، تلفن یا ارتباطات رو در رو چقدر زمان می برد. پس چیزی که در اختیار من قرار می گیرد، این است که آمار   Xدر « شبکه اجتماعی سازمانی » اتفاق افتاده است اما چیزی برای مقایسه با روش های قدیمی وجود ندارد.

در مجموع من توانایی خاصی در دنبال کردن بازگشت سرمایه سازمان به وسیله « شبکه اجتماعی سازمانی » ندارم چون فکر می کنم که « شبکه اجتماعی سازمانی » روش مورد نیاز برای ارتباطات در سال 2015 است و مثل تلفن، ایمیل، و جلسات رو در رو، وجود آن در سازمان الزامی است. و هیچ کس به دنبال این نیست که از طریق آن بتواند به بازگشت سرمایه برسد و هیچ کس هم قرار نیست وجود آن را به عنوان ابزار ارتباطی در سازمان توجیه کند. برای مطالعه بیشتر به پستی مراجعه کنید که من سالها پیش در این مورد نوشته ام[1] و یا مقاله ای از Carrie Young[2] . به قول مدیرعامل سازمان ما” من نمیی دانم عدد و رقم ها (در مورد هزینه ها و بازگشت سرمایه « شبکه اجتماعی سازمانی ») چگونه خواهند بود، فقط می دانم که داشتن 500 نفر که در یک مسیر برای رسیدن به یک هدف تلاش می کنند، برای منن بسیار مهم است” و “گاهی برخی کارها را فقط برای اینکه کارهای درستی هستند باید انجام دهیم.”

در مورد تأثیرات مثبت « شبکه اجتماعی سازمانی » بر بازگشت سرمایه شرکت TIBCO از Forrester خواسته است که در این مورد تأثیرات نرم افزار « شبکه اجتماعی سازمانی » این سازمان تحقیق کند. از من هرگز خواسته نشده که از « شبکه اجتماعی سازمانی » بازگشت سرمایه ایجاد کنم اما من از مطالعات Forrester (که با دستمزدها و استفاده ما از « شبکه اجتماعی سازمانی » تطبیق داده شده است) برای محاسبه بازگشت سرمایه ناشی « شبکه اجتماعی سازمانی » استفاده می کنم و به راحتی به شما می گویم که در سال 1394 بازگشت سرمایه ما%7،400 بوده است. این رقم بسیار عالی است و این در حالیست که بعضی از افراد تصور می کنند که « شبکه اجتماعی سازمانی » فقط ابزاری برای مراودات پوچ و غیرکاری است و هیچ ارزش تجاری در استفاده از « شبکه اجتماعی سازمانی » وجود ندارد. حتی اگر ما بازگشت سرمایه را بر اساس مدل فراستر محاسبه نمی کردیم، از ارزش « شبکه اجتماعی سازمانی » به عنوان راهی آسان برای ترویج ارتباطات در سازمان ما کاسته نمی شد.

علاوه بر بازگشت سرمایه ای که در بالا به آن اشاره شد، دستیابی به افزایش رشد، استفاده از « شبکه اجتماعی سازمانی »، افزایش پاسخگویی به سوالات، افزایش کاربران فعال (به این معنی که روزانه 30 پست ارسال می کنند) و درک مفهوم اجتماع توسط اعضا برای ما بسیار اهمیت دارد. ما گزارش اینکه تا کنون چند نرم افزار با « شبکه اجتماعی سازمانی » جایگزین شده است (حدود 400) را گزارش می دهیم. در بسیاری از مواردی که  به آنها اشاره شد، روندهای سالانه ای را دنبال می کنیم. و بر اساس برخی از آنها اهدافی را تعیین می کنیم.

علاوه بر شاخص های معمول ما مطالعات موردی در مورد حل مسائل کاری با استفاده از تلگرام انجام می دهیم و آن ها را منتشر می کنیم. مطالعات موردی توسط افراد خوش قلم حوزه روابط عمومی ما نوشته می شود و به عنوان مقاله در صفحه اصلی اینترانت و تلگرام منتشر می شود تا با این کار موفقیت های کاری خاص و ایده های درخشان در اختیار دیگران قرار بگیرد که بدانند برای حل مسائل کاری چگونه باید از تلگرام  استفاده کنند.

شما می توانید متریک های را دنبال کنید که به نظر شما و سازمان هدف استفاده از « شبکه اجتماعی سازمانی » محسوب می شود.  این ایده چگونه برای اولین بار در اختیار مدیریت قرار گرفت؟ می توانید بر اساس توافق آن را دنبال کنید؟ می توانید کاربرد های جدید را کشف کنید که در زمان راه اندازی پیشبینی نشده بودند؟ وقتی  « شبکه اجتماعی سازمانی » دیگر برای ما جدید نیست، به دنبال پیدا کردن توجیه برای وجود آن نیستیم. این مورد دقیقأ مثل تلفن و ایمیل است. ما کاملأ آن را به عنوان ابزار ارتباطی معمول پذیرفته ایم و از آ ن در کسب و کار خود برای برقراری ارتباط و اثر بخش‌تر کردن کارها تا حد ممکن استفاده می کنیم.

با وجود داشتن 500 کاربر در « شبکه اجتماعی سازمانی » در حال رشد ما شاخص های مشخصی را در سازمان دنبال می کنیم که به تعدادی از آنها اشاره شد. اما لزومأ فکر نمی کنیم که تیم ما یا هردوی ما- مدیران « شبکه اجتماعی سازمانی » – اهداف سایر حوزه های کسب و کار را در استفاده از  « شبکه اجتماعی سازمانی »  دنبال کنیم. حوزه های مختلف سازمان، اهداف خاص خود را در استفاده از ESN دنبال می کنند. این اهداف لزومأ نشأت گرفته از اهداف ما به عنوان مدیران سازمان نیستند. ما باور داریم که حوزه های دیگر بدون نیاز به کمک ما می توانند بسیار کاربردی از « شبکه اجتماعی سازمانی » استفاده کنند. ما تلاش خود را صرف مسائل مربوط و مورد علاقه خود می کنیم.

نکته جانبی:  من سالهاست که از روشی ساده در « شبکه اجتماعی سازمانی » استفاده می کنم و از #mahansoclsuccess استفاده می کنم. ما از سایرین هم می خواهیم که از این هشتگ در موفقیت های مربوط به  « شبکه اجتماعی سازمانی » ، بدون توجه به کوچک یا بزرگ بودن آن استفاده کنند. موفقیت ها از یک پاسخ ساده به سوالات شروع می شود تا  بهبود زوایای صورت وضعیت های  که به صورت فصلی برای میلیون ها مشتری ارسال می شود. شرکت کننده ها خود را متعهد می دانند که یکی از بیشترین تعداد هشتگ ها، مربوط به موفقیت های « شبکه اجتماعی سازمانی » باشد. ما مدام استفاده از از هشتگ را پیگیری می کنیم و در کانال هفتگی یکی از آن ها را منتشر می کنیم تا به دیگران بگوییم که موفقیت یک امر همیشگی و معمولی است.

به شما پیشنهاد می کنم که اهداف مرتبط به چشم اندازهای سازمان برای خود تعیین کنید و ارزش های اصلی سازمان خود را منعکس کنید. به دنبال پیشرفت باشید و با صراحت آن را در اختیار دیگران قرار دهید. (ما تمام شاخص های دنبال شده را در « شبکه اجتماعی سازمانی » منتشر می کنیم تا همه از آن مطلع شوند. اما فکر نمی کنم که شاخص های شما  شبیه به شاخص های سازمان دیگری باشد. کاری را انجام دهید که برای سازمان شما مهم و ارزش آفرین است به طور مشخص آن را انجام دهید و نتایج آن را هم در اختیار سایر کاربران « شبکه اجتماعی سازمانی » و افرادی که به آن ها نیاز دارند قرار دهید.

نکته شماره 11: اهداف و مسیر پیشرفت را مشخص کنید.

 

[1] . Quit Holding Social Media to Different Standard

[2] Social ROI= Return On Insanity

توصیه شماره ۱۲: هرگز قانع نشوید و به پیشرفت ادامه دهید

این آخرین پست من از توصیه های مربوط به راه اندازی شبکه اجتماعی سازمانی موفق است که در آن می خواهم مسئله آموزش و تمرکز اهداف را دنبال کنم.

توصیه شماره ۱۲:

هرگز قانع نشوید و به پیشرفت ادامه دهید.

این مسئله در مورد افرادی که در حوزه های مختلف کسب و کار فعالیت می کنند، کاملأ صدق می کند.

اول به حوزه فناوری توجه کنید.

هیچ پلتفرمی کامل و بدون نقص نیست. قابلیت ها و امکانات تکنولوژی در نرم افزارهای امروز با سالهای پیش بسیار متفاوت است. هنوز هم مدیران شبکه اجتماعی سازمانی باید به دنبال تغییرات کوچک و بزرگ در پلتفرم موجود برای دستیابی بهتر به اهداف سازمان و بهبود تجارب کاربران باشند. کار با فروشندگان پلتفرم نیازمند پیشنهاد تغییرات است. راهی آسان در اختیار کارکنانتان قرار دهید تا بتوانند تغییرات مورد نظرشان را به شما اطلاع بدهند و شما هم در صورت ضروری دانشتن این تغییرات ان ها را در اختیار فروشندگان قرار دهید.

اگر کارتان را در مورد پلتفرم ها خوب انجام دهید می توانید برای زمان طولانی از آن ها استفاده کنید و در ضمن تغییرات لازم را هم در آنها اعمال کنید. فروشنده ای که تغییرات جدید را در پلتفرم اعمال نمی کند نمی تواند برای مدت طولانی پاسخگوی نیازهای نوآورانه سازمان باشد. اگر فکر می کنید هیچ چاره‌ای جز تعویض نرم افزار ندارید، پس این کار را انجام بدهید. اما بدانید که چنین تغییر بزرگی صدمات بزرگی هم به همراه دارد. فقط اگر دلایل کافی در مورد تحت فشار بودن سازمان دارید، پلتفرم را عوض کنید اما از اصرار برای کار کردن به فروشندگانی که تمایلی به رشد و پیشرفت ندارند اجتناب کنید. ممکن است تعویض پلتفرم عوارض مهمی داشته باشد اما عوارض کار با چنین فروشندگانی در طولانی مدت به مراتب بیشتر و مخرب تر است.

تجربه کاربری (User Experience) مسئله مهم دیگری است که همیشه باید به بهبود آن توجه داشته باشید. البته این موضوع وابسته به تغییرات فناوری است که به آن اشاره شد، اما به آن محدود نمی شود. افرادی را انتخاب کنید که می توانند با دیدگاه یک کاربر جدید با نرم افزار کار کنند و یا مخاطبان دیگری را انتخاب کنید و بازخوردهای آنها را جدی بگیرید. به نکات منفی که مرتب در مورد مهارت های کاربری تکرار می شود توجه کنید و در مورد آن مسائل بحث کنید. بسیاری از کارکنان زمان کافی برای این کار ندارند پس عجله کنید. تا مسائل آن ها حل شود و بتوانند دوباره از آن استفاده کنند. یکی از بهترین مزایای شبکه اجتماعی سازمانی این است که مجبور نیستید برای پیدا کردن داوطلبان و جمع آوری نظرات درباره تجارب کاربری از مسیر خود خارج شوید. با یک درخواست کمک ساده از کاربران در شبکه اجتماعی سازمانی می توانید کاربران مشتاق زیادی را پیدا کنید که می توانند به شما کمک کنند.

حوزه سومی که باید تلاش مداوم برای پیشرفت در آن انجام شود، یکپارچگی عمیق تر در استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی است- چه در حضور فیزیکی آن در پلتفرم های مختلف و چه در فرایندهای روزانه و جریان کارهایی که روزانه بخش مهمی از کار ما را هدایت می کنند. همانطور که در پست قبلی در این سری گفتیم، موفق ترین شبکه های اجتماعی سازمانی آنهایی نیستند که اهدافی جدا از فرایندها و ابزارهایی دارند که با اهداف روزانه با آنها کار می کنند. موفقترین شبکه های اجتماعی سازمانی آنهایی هستند که به راحتی در ابزارهای قابل استفاده و جریان کارهای روزمره افراد در دسترس هستند.

مسئله دیگری که من در مدیریت شبکه اجتماعی سازمانی هرگز از آن رضایت کامل پیدا نمی کنم، راه های جدید رشد و گسترش و تاثیرگزاری سالانه آن است. از زمانی که ما در سال 1392 شبکه اجتماعی سازمانی خود را راه اندازی کردیم، هر سال 2 یا 3 هدف بزرگ در نظر گرفته ام. در سالهای اولیه این اهداف بیشتر در مورد رشد و گزینش بودند، در حالی که در سالهای آینده بیشتر به تعهد مدیریت ، یکپارچگی با سایر برنامه ها و فرایندهای کاری، دسترسی سیار، افزایش تعهد عضویت یا احساس جامع بودن توجه کردم. امسال ما (منظور من از ما من و مدیر دیگر شبکه اجتماعی سازمانی است) توجه خود را بیشتر صرف به وجود آوردن یک راهکار گسترده، ایجاد اپلیکیشن موبایل، تهیه برنامه ای برای سال آینده و مدیریت/گزارش روابط مربوط به شبکه اجتماعی سازمانی در سال 1395 می کنیم. ما هنوز هم اهدافی داریم که مربوط به تعهد و کارهای روزانه باشد اما نمی توانیم تسلیم استبداد ضروریات شویم و از اهداف بلند مدت غافل بمانیم.

در آخر مطمئن شوید که در این مسیر به صورت فردی هم رشد کنید. مطمئن شوید که می توانید از منابع داخلی و خارجی برای پیشرفتی حرفه ای استفاده کنید. من نمی توانم زندگی را بدون یادگیری مداوم تصور کنم. من منابع متعددی می شناسم که برای یادگیری می توان به آنها مراجعه کنم. برای مثال من در مورد روش های پیشرفت در مدیریت شبکه اجتماعی سازمانی یکی از طرفداران جدی Rich Millington و پیشنهادات او در Feverbee.com هستم. گاهی هم در سازمان های حرفه ای The Community Roundtable و SocialMedia.org مطالعه می کنم. اما با کمال تعصب می گویم که منبع مورد علاقه ام بحثی در توییتر #ESNchat است و هر هفته هم یک موضوع متفاوت در آن مورد بحث قرار می گیرد. بسیاری از افراد حرفه ای مطلع در این بحث ها شرکت می کنند و آرشیو ارزشمند من مربوط به سپتامبر سال 2013 است. با حضور در این چت می توانید به صورت هفتگی اطلاعات ارزشمند و زیادی در مورد شبکه سازی به دست بیاورید. برای اطلاعات بیشتر در مورد ESNchat می توانید به وبلاگ من مراجعه کنید. می توانید هر سه شنبه عصر در ساعت 3-2 با استفاده از #ESNchat در توییتر به ما بپیوندید.

یادگیری ما با به پایان رسیدن تحصیلات یا به دست آوردن درجه و مدارک رسمی به پایان نمی رسد. ما به دلیل انسان بودن همیشه در حال یادگیری هستیم. اگر همیشه با این دیدگاه به یادگیری و پیشرفت نگاه کنیم، این رویکرد باعث می شود که در کار هم این تمایل برای پیشرفت و یادگیری در مسائلی که نسبت به ان مسئولیت داریم، وجود داشته باشد.