نوشته‌ها

چه فرآیند هایی در فازهای یک پروژه اجرایی می شوند؟

برای هر پروژه ای فاز های مختلفی تعریف می شوند. فاز های پروژه، شامل فرایندهای کلیدی است که معمولا در همه فازها اجرا می شوند، عبارتند از:

مدیریت فاز

برنامه ریزی

کنترل پروژه

مدیریت تیم

ارتباطات

تدارکات

یکپارچگی (ادغام)

 

مدیریت فاز

در اینجا، به طور کامل شرایط برای تکمیل هر فاز و برای شروع فاز بعدی را مشخص می کنید. الزامات تحویل و ثبت نام معمولا در اسناد آغازین پروژه شناسایی می شوند و در طول پروژه به طور مناسب بررسی می شوند.

برنامه ریزی

برنامه ریزی برای کل پروژه را در ابتدای پروژه انجام دهید، همچنین برنامه ریزی دقیق تر برای هر فاز را در ابتدای آن فاز انجام دهید. حتما برای هر فاز برنامه ریزی؛ افراد، منابع، روش ها و ابزارهای پشتیبانی داشته باشید تا بتوانید پروژه را در زمان، بودجه و استانداردهای کیفیت مناسب تحویل دهید. همچنین در این قسمت می توانید از نرم افزارهای مدیریت پروژه کمک بگیرید. همسو با پیشرفت پروژه به جلو غفلت از بودجه بندی می تواند پروژه را با مخاطرات جبران ناپذیری روبرو کند. نرم افزار ” هم تیک ” با داشتن قابلیت بودجه بندی می تواند در هر فاز از پروژه گزارشات مناسبی از روند پروژه ها را در اختیار مدیران پروژه بگذارند. همچنین اعضای گروه می توانند با درنظر گرفتن بودجه بندی هر فاز همسو با استراتژی پروژه همگام شوند و این امکان در کاهش هزینه ها نقش موثری خواهد داشت .

کنترل پروژه

در این بخش گزارش هایی گنجانده می شوند که شما را برای ایجاد یک تصویر دقیق از نحوه انجام کار کمک می کنند. یک روش معمول برای انجام این کار استفاده از یک داشبورد مدیریتی  است. عموما کمک گرفتن از نرم افزارهایی که در این حوزه فعالیت می کنند بدلیل گزارشات پیش فرض و مناسب شان تاثیر موثری می تواند در تصمیم گیری های بموقع و صحیح داشته باشد.

مدیریت تیم

به عنوان مدیر پروژه، شما مسئول مدیریت تیم پروژه می باشید. کار بر روی یک پروژه معمولا از اکثر فعالیت های عادی کسب و کار ها متفاوت است و ممکن است نیاز به رویکرد و مهارت های متفاوت داشته باشد. به این ترتیب، شما احتمالا نیاز به آموزش و پشتیبانی خاصی از مدیریت پروژه دارید، همچنین در مدیریت تیم نیز پیچیدگی های فراوانی وجود دارد.

ارتباطات

مطمئن شوید که درباره مسئولیت برقراری ارتباط با اعضای تیم، هیئت مدیره پروژه، سهامداران مختلف در کسب و کار و اشخاص ثالث مطلع هستید.

تدارکات

به دلیل تخصصی بودن پروژه ها، بسیاری از آن ها اشخاص ثالث را برای مدیریت خرید استخدام می کنند. مدیریت این اشخاص ثالث اغلب نقش مدیریت پروژه است..

یکپارچگی (ادغام)

اکثر پروژه های یک سازمان مستقل باقی نمی مانند و معمولا در سایر زمینه های کسب و کار تاثیر می گذارند. در نظر بگیرید که پروژه شما چگونه با سایر پروژه ها یا عملکرد آن ها ارتباط برقرار می کند. گاهی لازم است دقت داشته باشیم به شروع یک پروژه جدید در حالی که هنوز پروژه قبلی به اتمام نرسیده و منابع محدودی ( انسانی و ….) در شروع داریم. همزمانی آنها امکان دارد ما را به چالش بکشد!

 

تعریفی از مدیریت پروژه

تصمیم داریم یکسری مقالات کاربردی ارائه بدیم . خب اگه با تعاریف و اصطلاحات شروع کنیم قطعا برای دانشجویان هم مفید خواهد بود. این هفته در مورد پروژه و مدیریت آن و ابزارهایی که کمک می کند تا انحراف از معیار پروژه ها رو در بیاریم صحبت می کنیم. پس با تعریف مدیریت پروژه شروع می کنیم.

تعریف پروژه

يك پروژه مجموعه‌ای از فعاليتهایی است كه براي دستيابی به منظور يا هدف خاصی انجام مي‌گيرد. و این فعاليتها بايد در تاریخهای  معين ، با هزينه‌هايی معين و كيفيت تعيين ‌شده‌ای به انجام برسند. لازمه موفقيت هر پروژه، دستيابی به هر سه عامل زمان، هزينه و كيفيت معين است و خارج شدن هر يك از سه عامل مذكور از حدود تعيين شده ، می تواند به انجام پروژه‌ای ناموفق و غيراقتصادی منجر شود.

تعریف مدیریت پروژه

مديريت‌پروژه نعریفی از برنامه‌ريزی و  هدايت پروژه در چهارچوب زمان ، هزينه و كيفيت مشخص به‌سوي ايجاد نتايج مشخص‌ شده است. مديريت‌پروژه فعاليت‌های برنامه‌ريزی ، سازماندهی ، نظارت بر اجرا و هدايت اجرا را در بر مي‌گيرد و سعی ‌دارد تا با استفاده‌ درست از منابع ، نتايج مشخص و مورد انتظار را با هزينه‌ توافق‌ شده‌ قبلي در موعد درست خود تحويل ‌دهد. به بيان ديگر مديريت پروژه بكارگيري دانش ، مهارتها ، ابزار و تكنيكهای لازم در اداره جريان اجراي فعاليتها ، به منظور رفع نيازها و انتظارات کارفرما از اجرای پروژه است. مديريت پروژه در اجرای اين مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ريزی و كنترل پروژه بهره می گيرد.

كنترل پروژه فرايندی است در جهت حفظ مسير پروژه براي دستيابی به يك تعادل اقتصادی موجه بين سه عامل هزينه ، زمان و كيفيت در حين اجراي پروژه ، كه از ابزار و تكنيك‌های خاص خود در انجام اين مهم كمك مي‌گيرد . در واقع كنترل ، اجراي دقيق و كامل برنامه تدوين‌شده براي پروژه است ، به گونه‌اي كه هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخيص علل و طرح اقتصادی ترين فعاليتها ، پروژه را به نزديك‌ترين حالت ممكن در مسير اوليه و اصلي خود بازگرداند . كنترل پروژه در اين راه از سه عامل زير بهره ميگيرد.

۱- تعيين وضعيت واقعی پروژه

۲- مقايسه وضعيت واقعی با برنامه

۳- در نظر گرفت اقدام اصلاحی

حال با دانستن این تعاریف می دانیم یک مدیر پروژه با  ایجاد هماهنگی لازم در اجرای فعالیت ها برای کاربرد مناسب منابع و امکانات،به منظور رسیدن به هدف نهایی پروژه باید دارای مهارت های برنامه ریزی و برآورد درست قبل از اجرا و کنترل دقیق و بموقع هنگام اجرا باشد. برای این دو منظور از ابزارهای  GERT– PERT-CPM قبل از اجرا و سیستمهای اطلاعات ضمن اجرا استفاده میشود.

با وجود اهمیت خاصی که برنامه ریزی و برآورد در پروژه دارد یکی از خطاهای بزرگ مدیریتی در این قسمت رخ میدهد و آن عدم دقت برای تعیین بودجه کافی است!