نوشته‌ها

چه فرآیند هایی در فازهای یک پروژه اجرایی می شوند؟

برای هر پروژه ای فاز های مختلفی تعریف می شوند. فاز های پروژه، شامل فرایندهای کلیدی است که معمولا در همه فازها اجرا می شوند، عبارتند از:

مدیریت فاز

برنامه ریزی

کنترل پروژه

مدیریت تیم

ارتباطات

تدارکات

یکپارچگی (ادغام)

 

مدیریت فاز

در اینجا، به طور کامل شرایط برای تکمیل هر فاز و برای شروع فاز بعدی را مشخص می کنید. الزامات تحویل و ثبت نام معمولا در اسناد آغازین پروژه شناسایی می شوند و در طول پروژه به طور مناسب بررسی می شوند.

برنامه ریزی

برنامه ریزی برای کل پروژه را در ابتدای پروژه انجام دهید، همچنین برنامه ریزی دقیق تر برای هر فاز را در ابتدای آن فاز انجام دهید. حتما برای هر فاز برنامه ریزی؛ افراد، منابع، روش ها و ابزارهای پشتیبانی داشته باشید تا بتوانید پروژه را در زمان، بودجه و استانداردهای کیفیت مناسب تحویل دهید. همچنین در این قسمت می توانید از نرم افزارهای مدیریت پروژه کمک بگیرید. همسو با پیشرفت پروژه به جلو غفلت از بودجه بندی می تواند پروژه را با مخاطرات جبران ناپذیری روبرو کند. نرم افزار ” هم تیک ” با داشتن قابلیت بودجه بندی می تواند در هر فاز از پروژه گزارشات مناسبی از روند پروژه ها را در اختیار مدیران پروژه بگذارند. همچنین اعضای گروه می توانند با درنظر گرفتن بودجه بندی هر فاز همسو با استراتژی پروژه همگام شوند و این امکان در کاهش هزینه ها نقش موثری خواهد داشت .

کنترل پروژه

در این بخش گزارش هایی گنجانده می شوند که شما را برای ایجاد یک تصویر دقیق از نحوه انجام کار کمک می کنند. یک روش معمول برای انجام این کار استفاده از یک داشبورد مدیریتی  است. عموما کمک گرفتن از نرم افزارهایی که در این حوزه فعالیت می کنند بدلیل گزارشات پیش فرض و مناسب شان تاثیر موثری می تواند در تصمیم گیری های بموقع و صحیح داشته باشد.

مدیریت تیم

به عنوان مدیر پروژه، شما مسئول مدیریت تیم پروژه می باشید. کار بر روی یک پروژه معمولا از اکثر فعالیت های عادی کسب و کار ها متفاوت است و ممکن است نیاز به رویکرد و مهارت های متفاوت داشته باشد. به این ترتیب، شما احتمالا نیاز به آموزش و پشتیبانی خاصی از مدیریت پروژه دارید، همچنین در مدیریت تیم نیز پیچیدگی های فراوانی وجود دارد.

ارتباطات

مطمئن شوید که درباره مسئولیت برقراری ارتباط با اعضای تیم، هیئت مدیره پروژه، سهامداران مختلف در کسب و کار و اشخاص ثالث مطلع هستید.

تدارکات

به دلیل تخصصی بودن پروژه ها، بسیاری از آن ها اشخاص ثالث را برای مدیریت خرید استخدام می کنند. مدیریت این اشخاص ثالث اغلب نقش مدیریت پروژه است..

یکپارچگی (ادغام)

اکثر پروژه های یک سازمان مستقل باقی نمی مانند و معمولا در سایر زمینه های کسب و کار تاثیر می گذارند. در نظر بگیرید که پروژه شما چگونه با سایر پروژه ها یا عملکرد آن ها ارتباط برقرار می کند. گاهی لازم است دقت داشته باشیم به شروع یک پروژه جدید در حالی که هنوز پروژه قبلی به اتمام نرسیده و منابع محدودی ( انسانی و ….) در شروع داریم. همزمانی آنها امکان دارد ما را به چالش بکشد!

 

فاز های کلیدی طراحی و مدیریت پروژه کدام اند؟_قسمت دوم

در مقاله اول به معرفی فازهای پروژه و تشریح فاز های استراتژی پروژه و آماده سازی پرداختیم در این مقاله سعی می کنیم سایر فاز های یک پروژه را تشریح کنیم:

طراحی:

در این مرحله کار خود را با ایجاد نتایج تحقق یافته پروژه شروع می کنیم، استراتژی پروژه، مورد کسب و کار و سند آغاز پروژه، به عنوان نقطه شروع می باشند. سپس با ذی نفعان مشغول به کار شوید تا طرح های اصلی تحویل داده شود. همچنین در پروژه های بزرگتر ممکن است از تحلیلگران کسب و کار برای کمک در این زمینه استفاده کنید.

اگر تغییرات در فرآیندهای پروژه مورد نیاز است، از نمودار جریان یا Swim Lane Diagram استفاده کنید تا نقشه دقیقی از نحوه کارکرد آنها ایجاد شود. در این مرحله قبل از اینکه به فکر نتایج پروژه باشید، باید همه چیز را انجام دهید تا بتوانید در مورد مسائل مربوط به پروژه فکر کرده و با مشکلات آن مقابله کنید. تقریبا همیشه آسان تر و ارزان تر است که مشکلات در مرحله طراحی رفع شوند.

 

توسعه و تست:

با اتمام برنامه ریزی و طراحی کامل، تیم پروژه می تواند شروع به توسعه اجزای خروجی پروژه نمایند. به عنوان بخشی از این مرحله، شما باید این اجزا را به طور کامل آزمایش کنید تا تایید کنید که آن ها به چه صورت کار می کنند.

 

آموزش و آمادگی کسب و کار:

در این مرحله همه چیز در مورد آماده شدن برای راه اندازی پروژه باید انجام پذیرد. مواردی مانند؛ آموزش کاربران، انتقال داده ها به سیستم های جدید و شناسایی آنچه برای اجرای پروژه از تاریخ راه اندازی آن لازم است همگی همسو در این مرحله انجام می شوند.

 

حمايت و بهره برداری:

به این که پس از اجرای پروژه، پشتیبانی را به کسب و کار ارائه دهید، فکر کنید و قبل از اینکه اعضای تیم خود را از پروژه خارج کنید همه موارد لازم را مد نظر قرار دهید. شما می توانید نتایج پروژه را به عنوان بخشی از فعالیت های “کسب و کار به طور معمول” نظارت کنید، و همچنین می توانید (در حالت ایده آل) این کار را پس از پایان پروژه ادامه دهید.

بستن پروژه:

بسته شدن یک پروژه بخش هیجان انگیز چرخه عمر پروژه نیست، اما اگر آن را به درستی انجام ندهید، ممکن است مانع ارائه خدمات مزبور به سازمان شود. مطمئن شوید که موارد زیر را انجام داده اید:

  • مستند سازی کامل و ذخیره شده یکی از مواردی است که به آن باید توجه لازم داشته باشیم. در این زمینه میتوانیم از نرم افزار مدیریت پروژه همسو کمک بگیریم . این اپ نرم افزاری با نام ” هم تیک ” بصورت رایگان در بسته پایه قابل استفاده است .
  • انجام یک بررسی پس از پیاده سازی، به طوری که شما و همکارانتان می توانید از آن تجربیات استفاده کنید. این بررسی ها نیاز به اطلاعات و گزارشات دقیقی از پروژه دارد. این گزارشات و داشبوردهای آن که در نرم افزارهم تیک ” با توجه به استراتژی پروژه شما قابل دستیابی است می تواند چشم انداز بهینه ای از وضعیت پروژه و روند آن بدهد.
  • سعی کنید از ارتباطات خود برای ماندگاری تجربیات در سازمان استفاده کنید. در این روش می توانید اعضای تیم را همسو با روند استراتژی پروژه و کسب و کار خود نگهدارید.

فرآیند های اجرایی در فاز های مختلف یک پروژه را می توانید اینجا مطالعه کنید.

فاز های اصلی طراحی و مدیریت پروژه کدام اند؟_قسمت اول

فرآیند پروژه (Project phases) و بخش بندی مراحل پروژه :

مدیران پروژه تعاریف گوناگونی از مدیریت پروژه دارند و تمایل به استفاده از اصطلاحات کمی متفاوت دارند. این متخصصان معمولا دو ویژگی کلیدی را در مدیریت پروژه ها مورد بررسی قرار می دهند:

  • پروژه ها در مراحل (فاز ها) مختلف تعریف و تحویل می شوند.

2- برخی از فرآیندها در این مراحل نعریف شده اجرا می شوند (شکل این مراحل را به خوبی نشان می دهد).

در این مقاله سعی می کنیم این دو ویژگی کلیدی (فاز ها و فرآیند مدیریت پروژه) را با جزئیات بیشتر تشریح کنیم.

مراحل (فاز های) پروژه (Project Phases):

فاز بندی پروژه برای مدیران پروژه بسیار مهم است. با فکر کردن به فازها، به این نکته توجه کنید که نتایج ارائه شده در پایان هر مرحله اهداف خود را برآورده کنند و اعضای تیم پروژه (یا گروه های دیگر) برای مرحله بعدی آماده می شوند.

ساختار شکست کار (WBS (Work Breakdown Structure به عنوان بخشی از فعالیت های آماده سازی شما طراحی شده است، و توسط بقیه تیم های همکار در اجرای پروژه تایید خواهد شد. در انتهای هر مرحله، فرد یا گروهی به عنوان ناظر روی نتایج حاصل از آن مرحله تعیین می شود. (برای هر مرحله، در مورد کسی که باید تحویل آن مرحله را تصویب کند، فکر کنید. تأیید کنندگان ممکن است شامل هیئت مدیر پروژه، حامی پروژه یا سهامداران کلیدی باشند.) هنگامی که هر مرحله تایید می شود، فاز تکمیل شده و تیم پروژه می تواند به مرحله بعدی برود به همین دلیل است که اصطلاح “مرحله یا فاز” اغلب در مدیریت پروژه استفاده می شود.

بسته به نوع پروژه مراحل دقیق و ترتیبی که کارها تکمیل می شوند، ممکن است کمی متفاوت باشد. اما مراحل به شرح زیر تقریبا در همه پروژه ها مورد استفاده است:

استراتژی پروژه و مورد کسب و کار

آماده سازی

طراحی

توسعه و آزمایش

آموزش و آمادگی کسب و کار

پشتیبانی و ترویج مزایا

 

پروژه نزدیک است بیایید هر مرحله را دقیق تر بررسی کنیم.

 

استراتژی پروژه و مورد کسب و کار:

در این مرحله، الزام کلی کسب و کار پروژه را تعریف می کنید و رویکرد یا استراتژی را که می خواهید برای حل آن استفاده کنید، مطرح می کنید. پایان این فاز، تصویب پیشنهاد استراتژی پروژه و مورد کسب و کار است. شما همچنین باید نشان دهید که می توانید هدف پروژه را در چارچوب زمان بندی و بودجه مورد نیاز محقق کنید.

نکته:

در انتهای هر فاز پروژه، استراتژی کسب و کار را بررسی کنید تا مطمئن شوید که هنوز معتبر است. اگر چیزی تغییر کرده است، در صورت لزوم تجدید نظر کنید.

 

آماده سازی:

در اینجا شما با ذی نفعان کلیدی و اعضای تیم پروژه، کار می کنید. این همکاری به ایجاد یک ساختار شکستن کار منجر می شود. برنامه پروژه را در سطح عالی تعیین کنید. (کار با اعضای تیم پروژه برای تهیه نقشه های دقیق در هر مرحله این اطمینان را می دهد که آنها مالکیت و مسئولیت این فاز ها را دارند.) همچنین مواردی مانند؛ شناسایی و استخدام اعضای پروژه، تولید اسناد برای آغاز پروژه و اقدامات لازم برای تأمین منابع کلیدی (به عنوان مثال، اتاق های رزرو برای مرحله آموزشی و تخصیص میز و رایانه یا چاپگر برای تیم پروژه) همگی جزو فاز آماده سازی است.

 

سایر فازهای پروژه را اینجا مطالعه کنید.

 

تعریفی از مدیریت پروژه

تصمیم داریم یکسری مقالات کاربردی ارائه بدیم . خب اگه با تعاریف و اصطلاحات شروع کنیم قطعا برای دانشجویان هم مفید خواهد بود. این هفته در مورد پروژه و مدیریت آن و ابزارهایی که کمک می کند تا انحراف از معیار پروژه ها رو در بیاریم صحبت می کنیم. پس با تعریف مدیریت پروژه شروع می کنیم.

تعریف پروژه

يك پروژه مجموعه‌ای از فعاليتهایی است كه براي دستيابی به منظور يا هدف خاصی انجام مي‌گيرد. و این فعاليتها بايد در تاریخهای  معين ، با هزينه‌هايی معين و كيفيت تعيين ‌شده‌ای به انجام برسند. لازمه موفقيت هر پروژه، دستيابی به هر سه عامل زمان، هزينه و كيفيت معين است و خارج شدن هر يك از سه عامل مذكور از حدود تعيين شده ، می تواند به انجام پروژه‌ای ناموفق و غيراقتصادی منجر شود.

تعریف مدیریت پروژه

مديريت‌پروژه نعریفی از برنامه‌ريزی و  هدايت پروژه در چهارچوب زمان ، هزينه و كيفيت مشخص به‌سوي ايجاد نتايج مشخص‌ شده است. مديريت‌پروژه فعاليت‌های برنامه‌ريزی ، سازماندهی ، نظارت بر اجرا و هدايت اجرا را در بر مي‌گيرد و سعی ‌دارد تا با استفاده‌ درست از منابع ، نتايج مشخص و مورد انتظار را با هزينه‌ توافق‌ شده‌ قبلي در موعد درست خود تحويل ‌دهد. به بيان ديگر مديريت پروژه بكارگيري دانش ، مهارتها ، ابزار و تكنيكهای لازم در اداره جريان اجراي فعاليتها ، به منظور رفع نيازها و انتظارات کارفرما از اجرای پروژه است. مديريت پروژه در اجرای اين مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ريزی و كنترل پروژه بهره می گيرد.

كنترل پروژه فرايندی است در جهت حفظ مسير پروژه براي دستيابی به يك تعادل اقتصادی موجه بين سه عامل هزينه ، زمان و كيفيت در حين اجراي پروژه ، كه از ابزار و تكنيك‌های خاص خود در انجام اين مهم كمك مي‌گيرد . در واقع كنترل ، اجراي دقيق و كامل برنامه تدوين‌شده براي پروژه است ، به گونه‌اي كه هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخيص علل و طرح اقتصادی ترين فعاليتها ، پروژه را به نزديك‌ترين حالت ممكن در مسير اوليه و اصلي خود بازگرداند . كنترل پروژه در اين راه از سه عامل زير بهره ميگيرد.

۱- تعيين وضعيت واقعی پروژه

۲- مقايسه وضعيت واقعی با برنامه

۳- در نظر گرفت اقدام اصلاحی

حال با دانستن این تعاریف می دانیم یک مدیر پروژه با  ایجاد هماهنگی لازم در اجرای فعالیت ها برای کاربرد مناسب منابع و امکانات،به منظور رسیدن به هدف نهایی پروژه باید دارای مهارت های برنامه ریزی و برآورد درست قبل از اجرا و کنترل دقیق و بموقع هنگام اجرا باشد. برای این دو منظور از ابزارهای  GERT– PERT-CPM قبل از اجرا و سیستمهای اطلاعات ضمن اجرا استفاده میشود.

با وجود اهمیت خاصی که برنامه ریزی و برآورد در پروژه دارد یکی از خطاهای بزرگ مدیریتی در این قسمت رخ میدهد و آن عدم دقت برای تعیین بودجه کافی است!