نوشته‌ها

چه فرآیند هایی در فازهای یک پروژه اجرایی می شوند؟

برای هر پروژه ای فاز های مختلفی تعریف می شوند. فاز های پروژه، شامل فرایندهای کلیدی است که معمولا در همه فازها اجرا می شوند، عبارتند از:

مدیریت فاز

برنامه ریزی

کنترل پروژه

مدیریت تیم

ارتباطات

تدارکات

یکپارچگی (ادغام)

 

مدیریت فاز

در اینجا، به طور کامل شرایط برای تکمیل هر فاز و برای شروع فاز بعدی را مشخص می کنید. الزامات تحویل و ثبت نام معمولا در اسناد آغازین پروژه شناسایی می شوند و در طول پروژه به طور مناسب بررسی می شوند.

برنامه ریزی

برنامه ریزی برای کل پروژه را در ابتدای پروژه انجام دهید، همچنین برنامه ریزی دقیق تر برای هر فاز را در ابتدای آن فاز انجام دهید. حتما برای هر فاز برنامه ریزی؛ افراد، منابع، روش ها و ابزارهای پشتیبانی داشته باشید تا بتوانید پروژه را در زمان، بودجه و استانداردهای کیفیت مناسب تحویل دهید. همچنین در این قسمت می توانید از نرم افزارهای مدیریت پروژه کمک بگیرید. همسو با پیشرفت پروژه به جلو غفلت از بودجه بندی می تواند پروژه را با مخاطرات جبران ناپذیری روبرو کند. نرم افزار ” هم تیک ” با داشتن قابلیت بودجه بندی می تواند در هر فاز از پروژه گزارشات مناسبی از روند پروژه ها را در اختیار مدیران پروژه بگذارند. همچنین اعضای گروه می توانند با درنظر گرفتن بودجه بندی هر فاز همسو با استراتژی پروژه همگام شوند و این امکان در کاهش هزینه ها نقش موثری خواهد داشت .

کنترل پروژه

در این بخش گزارش هایی گنجانده می شوند که شما را برای ایجاد یک تصویر دقیق از نحوه انجام کار کمک می کنند. یک روش معمول برای انجام این کار استفاده از یک داشبورد مدیریتی  است. عموما کمک گرفتن از نرم افزارهایی که در این حوزه فعالیت می کنند بدلیل گزارشات پیش فرض و مناسب شان تاثیر موثری می تواند در تصمیم گیری های بموقع و صحیح داشته باشد.

مدیریت تیم

به عنوان مدیر پروژه، شما مسئول مدیریت تیم پروژه می باشید. کار بر روی یک پروژه معمولا از اکثر فعالیت های عادی کسب و کار ها متفاوت است و ممکن است نیاز به رویکرد و مهارت های متفاوت داشته باشد. به این ترتیب، شما احتمالا نیاز به آموزش و پشتیبانی خاصی از مدیریت پروژه دارید، همچنین در مدیریت تیم نیز پیچیدگی های فراوانی وجود دارد.

ارتباطات

مطمئن شوید که درباره مسئولیت برقراری ارتباط با اعضای تیم، هیئت مدیره پروژه، سهامداران مختلف در کسب و کار و اشخاص ثالث مطلع هستید.

تدارکات

به دلیل تخصصی بودن پروژه ها، بسیاری از آن ها اشخاص ثالث را برای مدیریت خرید استخدام می کنند. مدیریت این اشخاص ثالث اغلب نقش مدیریت پروژه است..

یکپارچگی (ادغام)

اکثر پروژه های یک سازمان مستقل باقی نمی مانند و معمولا در سایر زمینه های کسب و کار تاثیر می گذارند. در نظر بگیرید که پروژه شما چگونه با سایر پروژه ها یا عملکرد آن ها ارتباط برقرار می کند. گاهی لازم است دقت داشته باشیم به شروع یک پروژه جدید در حالی که هنوز پروژه قبلی به اتمام نرسیده و منابع محدودی ( انسانی و ….) در شروع داریم. همزمانی آنها امکان دارد ما را به چالش بکشد!

 

فاز های کلیدی طراحی و مدیریت پروژه کدام اند؟_قسمت دوم

در مقاله اول به معرفی فازهای پروژه و تشریح فاز های استراتژی پروژه و آماده سازی پرداختیم در این مقاله سعی می کنیم سایر فاز های یک پروژه را تشریح کنیم:

طراحی:

در این مرحله کار خود را با ایجاد نتایج تحقق یافته پروژه شروع می کنیم، استراتژی پروژه، مورد کسب و کار و سند آغاز پروژه، به عنوان نقطه شروع می باشند. سپس با ذی نفعان مشغول به کار شوید تا طرح های اصلی تحویل داده شود. همچنین در پروژه های بزرگتر ممکن است از تحلیلگران کسب و کار برای کمک در این زمینه استفاده کنید.

اگر تغییرات در فرآیندهای پروژه مورد نیاز است، از نمودار جریان یا Swim Lane Diagram استفاده کنید تا نقشه دقیقی از نحوه کارکرد آنها ایجاد شود. در این مرحله قبل از اینکه به فکر نتایج پروژه باشید، باید همه چیز را انجام دهید تا بتوانید در مورد مسائل مربوط به پروژه فکر کرده و با مشکلات آن مقابله کنید. تقریبا همیشه آسان تر و ارزان تر است که مشکلات در مرحله طراحی رفع شوند.

 

توسعه و تست:

با اتمام برنامه ریزی و طراحی کامل، تیم پروژه می تواند شروع به توسعه اجزای خروجی پروژه نمایند. به عنوان بخشی از این مرحله، شما باید این اجزا را به طور کامل آزمایش کنید تا تایید کنید که آن ها به چه صورت کار می کنند.

 

آموزش و آمادگی کسب و کار:

در این مرحله همه چیز در مورد آماده شدن برای راه اندازی پروژه باید انجام پذیرد. مواردی مانند؛ آموزش کاربران، انتقال داده ها به سیستم های جدید و شناسایی آنچه برای اجرای پروژه از تاریخ راه اندازی آن لازم است همگی همسو در این مرحله انجام می شوند.

 

حمايت و بهره برداری:

به این که پس از اجرای پروژه، پشتیبانی را به کسب و کار ارائه دهید، فکر کنید و قبل از اینکه اعضای تیم خود را از پروژه خارج کنید همه موارد لازم را مد نظر قرار دهید. شما می توانید نتایج پروژه را به عنوان بخشی از فعالیت های “کسب و کار به طور معمول” نظارت کنید، و همچنین می توانید (در حالت ایده آل) این کار را پس از پایان پروژه ادامه دهید.

بستن پروژه:

بسته شدن یک پروژه بخش هیجان انگیز چرخه عمر پروژه نیست، اما اگر آن را به درستی انجام ندهید، ممکن است مانع ارائه خدمات مزبور به سازمان شود. مطمئن شوید که موارد زیر را انجام داده اید:

  • مستند سازی کامل و ذخیره شده یکی از مواردی است که به آن باید توجه لازم داشته باشیم. در این زمینه میتوانیم از نرم افزار مدیریت پروژه همسو کمک بگیریم . این اپ نرم افزاری با نام ” هم تیک ” بصورت رایگان در بسته پایه قابل استفاده است .
  • انجام یک بررسی پس از پیاده سازی، به طوری که شما و همکارانتان می توانید از آن تجربیات استفاده کنید. این بررسی ها نیاز به اطلاعات و گزارشات دقیقی از پروژه دارد. این گزارشات و داشبوردهای آن که در نرم افزارهم تیک ” با توجه به استراتژی پروژه شما قابل دستیابی است می تواند چشم انداز بهینه ای از وضعیت پروژه و روند آن بدهد.
  • سعی کنید از ارتباطات خود برای ماندگاری تجربیات در سازمان استفاده کنید. در این روش می توانید اعضای تیم را همسو با روند استراتژی پروژه و کسب و کار خود نگهدارید.

فرآیند های اجرایی در فاز های مختلف یک پروژه را می توانید اینجا مطالعه کنید.